【経営者必見】テレワークのメリットとデメリットとは!?

テレワークという言葉は最近よく耳に入るのではないでしょうか。

 

都内でもTELEWORKDAYSとしてテレワークを推進するために下記の期間だけでも「テレワークをしましょう」とポスターが貼られていることが目立ちました。

 

期間

2017年7月24日

2018年7月23日〜7月27日

2019年7月22日〜9月6日

TELEWORKDAYSのHP

 

テレワークを推奨するのは東京オリンピックに交通が混雑しないように緩和したく初めたことがきっかけです。

 

それ以外にも国で働き方改革も行っていたことからテレワークが各企業で一般的になることは国にとっては一石二鳥になりますね。

 

といってもテレワークは経営者からすると頭が痛い言葉のひとつなのかもしれません。

 

そこで今回は、テレワークのメリットとデメリットをお話したいと思います。

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テレワークとは?

「そもそもテレワークとは何なのか?」「テレワークは固定電話や携帯電話があればいいの?」などテレワークに関する疑問が出てくるのではないでしょうか。

 

テレワークの「テレ」は、電話(テレフォン)ではありません。

 

teleは「離れた場所」で、work「働く」という意味になるのです。

 

離れた場所なら支店でもいいのではないかと思いますが、支店も会社の一つですから意味が違いますね。

 

自宅や移動中、他の会社の人も共有できるスペース(サテライトオフィス)などで仕事を行うことをテレワークと言います。

 

テレワークに必要なことは?

テレワークを行うために必要なことは、大きく下記の2つになります。

  • 社外で働ける設備などを用意する。
  • 社外で働ける就業規則を用意する。

 

設備は個人のPCや回線を使わず、会社で用意する

社外で働けるための設備を用意するのですが、テレワークの導入にあたり、間違っても社員が個人で購入しているPCなどの設備を利用してはいけません。

 

個人のPCや回線を使って業務を行うことはテレワークだけでなく、ダメなことです。

 

「会社で費用が発生しないのでいいことでは?」

 

と思っている方もいるかもしれませんが、個人で使っているPCにはウイルスが潜んでいる場合があり、情報漏えいの危険があります。

 

また、業務利用でPCが壊れてしまった場合に弁償する必要が出てくる可能性もあるのです。

 

そのため、テレワークを導入する場合は、会社で設備を整える必要があります。

 

テレワークに必要な設備
  • ノートPC
  • モバイルルーター
  • VPNを接続するための機器(ルーターなど)とソフト

 

テレワークには、VPNと呼ばれる仮想の専用線が必要になります。

 

VPNが無いと情報が盗み見される可能性があるからです。

 

VPNを使うためには?
【会社側】
・VPNを使えるルーター
・VPNの設定
【ノートPC側】
・会社のVPNのルーターへ接続するためのソフト

 

就業規則もテレワークのルールを作るために必要

例えば、多くの企業は、タイムカードなどで勤怠の管理を行っているのではないでしょうか。

 

テレワークになると勤怠の管理が難しくなってしまいます。

 

そのため、「残業がどのくらいしているのか」や「勤務時間中にちゃんと働いているのか」が分かりません。

 

全て、本人の裁量になってしまうのです。

 

テレワークで働いている人の給与体系などをどのようにするのかなどの就業規則を決めて置かなければ、後々トラブルになってしまうため、事前にテレワークを導入する場合は、就業規則に載せ、会社も社員も納得した上で実施することが望ましいです。

 

テレワークのメリット

次にテレワークを導入するメリットを紹介したいと思います。

 

  • 全国各地で採用ができる
  • 災害時にリスク分散することもできる
  • 交通費を支払う必要が無い
  • 子育てや介護中でも仕事ができる
  • 会社のイメージ向上

 

中小企業で全国各地で採用できるのは大きなメリット

大企業にもメリットですが、全国各地に支店がある会社よりも都内や都市部にしかないような中小企業でも全国各地から採用することができます。

 

都内の都市部でも人が集まらない時代になりました。

 

逆に地方は仕事の種類も仕事の数も少なく、求職者は仕事を選べません。

 

私が知っている中ですと、地方は「介護系」「営業系」の仕事しかありません。

 

その2つが悪い仕事ということはありませんが、選べる職種が少ないことはいいことではないですよね。

 

そのため、地方の方は都市部の仕事内容を見ただけでも興味を持ち、応募して来やすくなるのです。

 

災害時にリスク分散することもできる

地方の方を採用できるということは、本社が災害でうまく機能していなくても全ての業務の機能を停止することがなくなります。

 

都内で地震があり、停電で3日間本社が機能していなくても全国各地にいるテレワークの社員が一部の会社の機能を行ってくれることもできるのです。

 

ただし、本社にVPNルーターなどの設備を集約させて業務行わせていた場合は、リスク分散することは難しいので、リスク分散を考えた場合は、通信事業者が持っているVPNサービスを利用するようにしましょう。

 

交通費を支払う必要がない

微々たるメリットですが、在宅勤務でテレワークを行う場合は、電車や車などの交通費がかかりません。

 

つまり毎月の交通費が0円になるのです。

 

子育てや介護をしていても仕事ができる

テレワークのメリットは経営者側だけではありません。

 

社員(労働者)にもメリットがあります。

 

子育てや親の介護をしていても在宅で仕事ができるので、育児や介護のために会社を辞めることは無いのです。

 

育児ならお子さんが寝ている時、介護も同じく手が空いている時間に仕事をすることで無収入になることはありません。

 

会社のイメージ向上

テレワークを導入していると働き方改革ができている会社と思われるので、会社のイメージが変わります。

 

今の日本は、残念ながら労働者からは「どの会社に入ってもブラックなんでしょ?」と思われてます。

 

新卒で入社しようが、転職しようが結局は安い給料で長時間労働させられるイメージがついているのです。

 

悪いイメージがある中で、テレワークのシステムを導入することで長時間拘束されることがなくなるため、ブラック企業ではないと思われ、会社のイメージが向上するのです。

 

 

テレワークのデメリット

今度はテレワークのデメリットを紹介したいと思います。

 

  • 情報漏えいのリスクが高い
  • テレワーク社員の勤怠管理やマネジメントが難しい
  • 仕事の評価が難しい

 

情報漏えいのリスクが高い

テレワークではVPNというシステムを使うことが前提になりますが、それでも情報漏えいのリスクは高いです。

 

それは会社のノートPCを外部に持ち出すことやテレワーク社員へのセキュリティ教育が行き届かないためです。

 

対策としては、カフェなどで会社のPCを開かないことや会社と自宅以外でノートPCを使わないなど就業規則やテレワーク社員に徹底させることです。

 

また、セキュリティの教育についても月に1回テレビ会議などを使って変なメールを開かないようにすることやPCの扱いについてのセキュリティの意識を高める会議を行うことも有効的です。

 

テレワーク社員の勤怠管理やマネジメントが難しい

テレワーク社員がどのくらい働いているか分からないため、働きすぎていることやサボっていることが分かりにくいことがあります。

 

解決する方法の一つとしては、タイムカードではなくPCにログインしている時間を管理できるツールなどを使って勤怠管理を行うことです。

 

また、最近の勤怠管理では画面キャプチャなども定期的に取得してくれる勤怠管理のツールもあるので、働きすぎていることやサボっていることがひと目で分かるようになっているものもあります。

 

テレワーク社員の評価が難しい

昇給や賞与のタイミングでの評価がテレワーク社員は難しいです。

 

会社にいるとどのように動き、どのくらい貢献してくれているか分かることに対してテレワーク社員は結果が全てになってしまいます。

 

全社員の結果だけ見ている会社であれば問題ないですが、結果だけではなく努力や姿勢なども総合的に見て評価している会社であれば、難しいでしょう。

 

対策としては、結果だけで評価をつけることが良いのですが、難しい場合は1週間に1度はテレビ会議をするなどでコミュニケーションを図り、仕事の進捗具合や取り組み方など他の社員と同様に評価できるための材料をもらいましょう。

 

まとめ

テレワークはこれからの日本で広まっていく働き方の一つになります。

 

テレワークができる仕事とできない仕事に分かれてくると思いますが、テレワークができる仕事はどんどん働き方を改革したほうがいいです。

 

テレワークを実現するためには、

  • 社外で働ける設備
  • 社外で働ける就業規則

を用意する必要があります。

 

また、テレワークのメリットとデメリットでは、

【メリット】

  • 全国各地で採用ができる
  • 災害時にリスク分散することもできる
  • 交通費を支払う必要が無い
  • 子育てや介護中でも仕事ができる
  • 会社のイメージ向上

 

【デメリット】

  • 情報漏えいのリスクが高い
  • テレワーク社員の勤怠管理やマネジメントが難しい
  • 仕事の評価が難しい

があります。

 

デメリットの情報漏えいのリスク以外は、会社の仕組みを変えることで解消することが可能ですし、今では簡単に利用できるテレビ会議用のソフトやツールがたくさんあります。

 

テレワークを導入するまでは色々と検討するため、大変ですが導入後はテレワークがスタンダードになっていくので、慣れればよいのです。

 

これからは高齢化がさらに進んでいくので、もっと人手が足りなくなっていきます。

 

海外から人材を集めてくることよりも地方でくすぶっている人を使ったほうリスクの分散日本の活性化を考えると良いのではないでしょうか。

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